1. Préambule
Depuis septembre 2022, la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée loi 25, vise à protéger la population québécoise en responsabilisant les entreprises quant aux informations personnelles qu’elles détiennent. Dans la présente politique de confidentialité, vous apprendrez comment l’organisme recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels que vous pourriez lui fournir pendant votre utilisation de nos sites Web et de nos différents programmes, y compris les outils électroniques et autres outils, les applications, forums, pages d’inscription aux activités, les publications, bulletins et annonces électroniques, les inscriptions aux concours, les candidatures reçues(employés et bénévoles) et les dons.
La présente politique de confidentialité fait partie intégrante de nos conditions d’utilisation, lesquelles décrivent les conditions que vous acceptez de respecter lors de votre utilisation de nos « Programmes* ». Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité, sans exception. En utilisant les « Programmes », vous attestez avoir lu et compris la politique de confidentialité, et vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas la présente politique, nous vous prions de ne pas utiliser les « Programmes » ou de ne fournir aucun renseignement personnel.
* Nos programmes : Ensemble des activités d’animation ou de programmation, des programmes d’entraide, du secteur du bénévolat ou des ressources humaines2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
« Renseignement personnel » s’entend de tout renseignement au sujet d’une personne identifiable. Les renseignements personnels que nous pouvons recueillir sont, entre autres, votre ou vos :
- Nom;
- Photo;
- Date de naissance, âge, sexe
- Numéro de téléphone;
- Adresse résidentielle;
- Numéro d’assurance sociale (lors de production de relevés pour impôt)
- Renseignements médicaux (fiche santé incluant numéro assurance-maladie et contacts d’urgence)
- Adresse courriel;
- Information sur la carte de crédit ou chèque;
- Réponses aux questions portant sur l’inscription à un programme particulier;
- Renseignements médicaux
- Historique d’achat, de dons, etc.
- Renseignements figurant dans votre curriculum vitæ lorsque vous soumettez votre candidature au Pivot
- Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre site web, nos réseaux sociaux ou autres applications).
3. Fins pour lesquelles s’effectue la collecte de vos renseignements personnels
Le Pivot peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Pour vous fournir nos «Programmes»;
- Pour gérer notre relation avec vous et la prestation en lien avec nos participants / utilisateurs;
- Pour vous identifier dans nos applications
- Pour gérer notre corporation et ses activités;
- Pour répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire du site, par courriel ou par téléphone;
- Pour vous contacter à des fins de collecte de fonds;
- Pour faciliter et traiter votre inscription à certains ateliers, événements et programmes;
- Pour communiquer avec vous par courriel au sujet de notre mission ou nos programmes et événements;
- Pour administrer des outils en ligne (grâce auxquels nous pouvons vous fournir de l’information);
- Pour fournir et évaluer les programmes auxquels vous êtes inscrit;
- Pour percevoir le paiement de vos dons et vos achats (ateliers, articles ou de billets en ligne);
- Pour émettre des reçus aux fins de l’impôt, le cas échéant;
- Pour faire le suivi des communications avec vous;
- Pour améliorer les sites et applications et faciliter le développement de nouveaux programmes, outils et fonctionnalités sur le site qui correspondent à vos besoins;
- Pour faire une demande d’emploi
- Toute autre fin permise ou exigée par la loi.
4. Quand recueillons-nous vos renseignements personnels
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous utilisez les «Programmes» et les fournissez volontairement. Par exemple, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels, si vous :
- Utilisez nos «Programmes»;
- Établissez un compte d’utilisateur;
- Vous connectez à votre compte;
- Faites un don;
- Faites une inscription à une activité depuis le site;
- Faites une demande d’emploi
- Faites une demande de bénévolat
- Utilisez nos outils en ligne
- Envoyez une question ou un commentaire au Pivot par courriel, téléphone, télécopieur ou par l’intermédiaire de notre site;
- Communiquez avec un employé du Pivot par téléphone ou en personne;
- Participez à un événement organisé par le Pivot ou associé à celle-ci;
- Affichez des commentaires, des messages ou autre contenu sur notre site, y compris sur nos outils en ligne ou nos blogues, sur la page Web pour nous joindre ou par l’intermédiaire d’autres fonctionnalités du site qui vous permettent d’afficher vos propres commentaires, messages et contenus;
- Vous abonnez aux communications électroniques, telles que notre bulletin électronique;
- Utiliser des fonctionnalités de notre site qui nécessitent des renseignements personnels.
Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire d’une page Twitter, Facebook, Instagram ou de tout autre site de réseautage social font l’objet de la politique de confidentialité de ces sites Web et ne sont pas concernés par la présente politique de confidentialité.
5. Limitation de la collecte de renseignements personnels
La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente politique de confidentialité et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité.
6. Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels
Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente politique de confidentialité pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement par votre utilisation continue de nos «Programmes».
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.
Nous pouvons également utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties dans le cadre des circonstances particulières suivantes :
- Avec les fournisseurs de services ou partenaires qui assistent le Pivot avec ses activités et ses « Programmes », y compris les programmes offerts aux participants, le suivi et l’analyse des activités sur le site, ainsi que le fonctionnement et l’entretien du site. Ces fournisseurs de services et partenaires d’affaires (exemple : Ville de Québec, ou gouvernement du Québec) ne peuvent utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité;
- Lorsque nécessaire pour protéger la sécurité, les biens ou autres droits du Pivot, de ses représentants, et les utilisateurs des «Programmes», y compris pour détecter et protéger contre la fraude;
- Si nous cédons notre organisme ou nos actifs, en tout ou en partie, à une société apparentée ou une tierce partie. Vos renseignements personnels continueront de faire l’objet de toute politique de confidentialité préexistante, sauf si vous acceptez la politique de confidentialité de la société ou de la tierce partie ayant acquis vos renseignements personnels;
- Avec votre consentement; ou
- Lorsque requis ou exigé par la loi.
Le Pivot ne loue pas et ne vend pas de renseignements personnels à des tiers.
Si vous soumettez ou affichez volontairement des renseignements, des photographies ou tout autre contenu sur les forums, les outils en ligne, les pages Twitter, les pages Facebook, ou les pages ou les sites de tout autre site de réseautage social du Pivot, vos renseignements personnels peuvent être automatiquement inclus dans l’affichage, y compris votre nom d’utilisateur et votre adresse courriel et ces derniers peuvent être recueillis et utilisés par d’autres personnes.
7. Traitement de données dans d’autres pays
Pour vous fournir des « Programmes », nous pouvons utiliser des fournisseurs de services, de traitement de données et autres tierces parties pour la prestation de certains services en notre nom. Ces tierces parties peuvent sauvegarder, traiter et transmettre des renseignements personnels sur des serveurs qui sont situés à l’extérieur du Canada, dans les juridictions dont les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer de celles du Canada, ce qui peut inclure les États-Unis d’Amérique. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément aux lois desdites juridictions. Par exemple, nous pouvons partager les renseignements en réponse à des demandes valides de la part des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays.
Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les mesures de protection adéquates soient en place auprès de nos Tierces parties, exigeant qu’elles maintiennent un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui qui s’applique au Canada.
8. Liens vers d’autres sites
Le site peut contenir certains liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment ceux qui appartiennent à nos partenaires ou collaborateurs. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peut recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.
9. Fournir les détails de votre carte de crédit
Si vous faites un paiement par carte de crédit par l’intermédiaire du Pivot, nous demandons les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour compléter le traitement de la transaction. Les renseignements que vous fournissez pour un paiement unique, tels que les numéros de cartes de crédit et leurs codes de sécurité, le nom qui figure sur ces cartes de crédit et les dates d’expiration, sont transmis directement de vous à la société de traitement des cartes de crédit; le Pivot ne sauvegarde que le type de carte de crédit, les quatre derniers chiffres du numéro de la carte de crédit.
En ce qui a trait aux paiements récurrents, tous les renseignements sont sauvegardés par une tierce partie agissant en notre nom et transformés en données codées. Les données chiffrées sont fournies à la société de traitement des cartes de crédit aux intervalles adéquats. Aux fins de facturation, nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tierces parties, y compris les sociétés de traitement de cartes de crédit, mais nous ne fournissons que les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires à cette fin.
10. Témoins, pixels-espions et autres technologies semblables
Au cours de vos interactions avec les sites du Pivot, nous pouvons utiliser de la technologie ou des services de collecte de données automatiques pour enregistrer et recueillir de l’information qui désigne votre ordinateur, qui fait le suivi de votre utilisation de ce site et qui recueille d’autres renseignements personnels et sur vos habitudes de navigation Internet. Cette technologie de collecte de données peut inclure des témoins, des pixels-espions et autres marqueurs semblables faisant partie de ce Site afin de rehausser la fonctionnalité et la navigation pour nos visiteurs.
Un témoin est un petit fichier de données qui s’inscrit sur le disque dur de votre ordinateur, tablette ou cellulaire et permet à celui-ci de « garder en mémoire » de l’information lorsque vous visitez un site. Les pixels-espions et les marqueurs sont des petites chaînes de code utilisées avec un témoin pour nous permettre d’enregistrer l’activité sur notre Site. Les marqueurs Internet, les marqueurs graphiques et autres fonctions semblables à celles des pixels-espions nous permettent de compter le nombre d’utilisateurs qui ont visité une page Web particulière ou d’accéder à certains témoins. Nous pouvons utiliser des pixels-espions sur ce Site pour compter le nombre d’utilisateurs et pour reconnaître les utilisateurs en accédant à nos témoins. Être en mesure d’accéder à nos témoins nous permet de personnaliser ce Site et d’améliorer votre expérience sur ce Site. Nous pouvons également inclure des pixels-espions dans les messages courriel au format HTML que nous envoyons pour déterminer quels messages courriel ont été ouverts.
Les renseignements dont le suivi est effectué à l’aide de ces mécanismes sont, notamment, les suivants :
- Votre adresse IP;
- Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés;
- Les pages du site qu’un utilisateur visite; et
- Les autres sites Web qu’un utilisateur a visités avant de visiter ce Site.
Veuillez noter que seul le Pivot peut utiliser des pixels-témoins sur son site. Vous pouvez refuser ou désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur selon les instructions fournies dans le fichier d’aide de votre fournisseur de services Internet. Remarquez qu’en choisissant de désactiver les témoins, vous pouvez limiter votre accès à certaines des fonctionnalités personnalisées de ce Site. Les témoins et les pixels-espions ne recueillent ni ne contiennent aucun de vos renseignements personnels.
11. Google Analytics
Notre Site utilise Google Analytics, un service d’analyse web de Google Inc. (ci-après désigné « Google »), ou une autre technologie comparable. Google Analytics utilise des « témoins », soit des fichiers de données qui s’inscrivent sur votre ordinateur, pour analyser la façon dont vous utilisez notre Site. L’information que les témoins enregistrent concernant votre utilisation de notre Site (y compris votre adresse IP) est transmise à un serveur de Google où elles sont stockées. Google utilisera cette information pour évaluer votre utilisation de notre site, compiler des rapports sur l’activité du site pour nos responsables du site et fournir les détails de toute autre activité sur le Site relativement aux services Internet. De plus, Google peut transmettre cette information à un tier, lorsque cela est requis par la loi ou lorsque le tiers est chargé du traitement de cette information pour le compte de Google. Google n’utilisera jamais votre adresse IP dans le cadre de toute autre information détenue par Google, peu importe la situation. Vous pouvez configurer votre navigateur Internet pour interdire l’enregistrement de témoins, toutefois, il importe de souligner que sans les témoins, certaines caractéristiques et fonctionnalités de notre Site seront inutilisables.
En utilisant notre site, vous consentez au traitement des données que Google a recueillies à votre sujet, selon la manière décrite et aux fins susmentionnées.
En outre, nous utilisons des témoins pour effectuer des évaluations de fréquence, d’utilisation de pages particulières et de marketing. En ce qui a trait aux évaluations susmentionnées, nous utilisons l’information enregistrée à l’aide des témoins sans qu’il y ait un lien avec vos renseignements personnels, ce qui rend le tout entièrement anonyme.
Vous pouvez configurer votre navigateur Internet de sorte que vous puissiez recevoir des avis lorsque des témoins s’inscrivent, vous pouvez décider dans chaque cas si vous souhaitez accepter les témoins, ou vous pouvez refuser d’accepter tous les témoins. Toutefois, si vous refusez les témoins, vous pouvez limiter la façon dont vous pourrez utiliser notre site. Vous pouvez supprimer les témoins qui sont déjà enregistrés sur votre disque dur en tout temps. Les détails sur la façon de procéder se trouvent dans le guide d’utilisateur de votre programme de navigateur Internet.
12. Sécurité
Dans le but de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, le Pivot utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements. Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé. Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par Internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez.
Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à votre compte sur notre Site, toutefois, il incombe à vous seul de maintenir la confidentialité de votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et de tout autre renseignement lié à compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour veiller à ce que les employés et les bénévoles du Pivot comprennent l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels et que les personnes non autorisées ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels dont nous avons disposés ou détruits.
13. Accessibilité et exactitude de vos renseignements personnels
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande selon les délais prévus par les lois applicables. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Une telle demande d’accès est sans frais à moins que vous ne souhaitiez obtenir une copie des documents. Remarquez que nous ne pouvons pas autoriser l’accès à vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne peuvent être séparés des renseignements sur d’autres personnes, ne peuvent être divulgués pour des raisons de sécurité ou de secret commercial, ou sont protégés par un privilège juridique. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons des raisons du refus d’accès, à moins que la loi ne nous l’interdise.
Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.
14. Communication par courriel électronique
Le Pivot respecte la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.
Nous veillerons à ce que chacun de nos courriels offre l’option et les consignes d’exclusion nécessaires, si vous ne voulez plus recevoir de courriels du Pivot à l’avenir. Vous pouvez annuler les envois en cliquant sur le lien fournit dans le courriel, en envoyant un courriel à info@lepivot.org, ou en nous téléphonant au 418 666-2371. Si nous n’avons pas votre consentement exprès pour l’envoi de communications électroniques, nous ne communiquerons avec vous qu’aux fins limitées permises par la LCAP.
15. Commentaires et contenus de l’utilisateur affichés sur les forums, babillards électroniques et les réseaux sociaux
Si vous affichez des commentaires sur nos sites, sur les réseaux sociaux ou si vous utilisez les forums qui sont disponibles sur notre Site de temps à autre, vous acceptez que les renseignements personnels que vous divulguez volontairement sur ces forums, fenêtres pour commentaires ou autres sections interactives où des renseignements personnels peuvent être affichés, ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par d’autres utilisateurs Internet. Cela peut entraîner la réception de messages non sollicités d’autres utilisateurs ou parties. Nous ne pourrons être tenus responsables de la sécurité du contenu que vous affichez volontairement sur les forums ou sections de commentaires de notre Site ou dans toute autre section interactive de notre Site.
16. Modification à la présente politique de confidentialité
Le Pivot peut, de temps à autre et à sa seule discrétion, modifier la présente politique de confidentialité sans vous donner de préavis à cet effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par le Pivot sont régies par la version de la présente politique de confidentialité alors en vigueur. Nous afficherons la version la plus récente sur notre Site, veillant à préciser en haut de cette page la date de révision de cette politique de confidentialité. Veuillez vérifier cette politique de confidentialité périodiquement pour vous assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement. Votre utilisation continue de notre Site à la suite de changements apportés à la présente politique de confidentialité constitue votre consentement aux dispositions de la politique de confidentialité modifiée.
17. Votre consentement aux dispositions de la présente politique de confidentialité
Lorsque vous utilisez nos Programmes et que vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que le Pivot puisse recueillir vos renseignements personnels et vous consentez sciemment à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et au transfert de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas la présente politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser les Programmes ou de ne fournir aucun renseignement personnel. Si vous ne comprenez pas la nature, l’objet et les conséquences de la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels au Pivot, nous vous prions de ne pas utiliser les Programmes, de ne fournir aucun renseignement personnel et de communiquer avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous afin que nous puissions répondre à vos questions ou préoccupations.
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées dans la présente politique de confidentialité en tout temps, en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez que le Pivot peut ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains programmess ou renseignements qui pourraient vous être utiles.
18. Pour nous joindre
Nous accueillons vos commentaires. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette politique de confidentialité, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes:
- Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers;
- Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous; ou
- Signaler toute violation de la présente politique de confidentialité,
Veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels comme suit:
Christian Gignac
4551, boul. Sainte-Anne
Québec (Québec) G1C 2H8
Téléphone: 418 666-2371
19. Entrée en vigueur et révision
Cette politique de confidentialité entre en vigueur le 22 septembre 2023.